PRIVACYVERKLARING | PROTOCOL SERIES

Deze privacyverklaring legt uit hoe Protocol omgaat met persoonsgegevens van ticketkopers, bezoekers en deelnemers aan door of namens Protocol georganiseerde sportevenementen. Wij vinden het belangrijk dat jouw gegevens met zorg en in lijn met de geldende privacywetgeving worden behandeld. Daarom vertellen we je hier graag precies hoe, waarom en waarvoor we jouw gegevens verwerken.

1. Gegevensverantwoordelijke
Protocol is een initiatief van Protocol Series, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97135011. Voor vragen over deze verklaring kun je mailen naar klantenservice@protocolseries.nl
‍
2. Voor wie geldt deze verklaring?
Deze verklaring geldt voor alle gebruikers van onze diensten, waaronder:

Deelnemers aan Protocol sportevenementen
Bezoekers van onze evenementen
Kopers van tickets
Gebruikers van onze websites, apps en social media

3. Hoe verzamelen we jouw gegevens?
We verzamelen persoonsgegevens op de volgende manieren:

Wanneer je een ticket koopt, je aanmeldt of deelname bevestigd voor een van onze evenementen
Bij het inschrijven voor onze nieuwsbrief
Via communicatie met onze klantenservice
Wanneer je onze website bezoekt of onze apps/social kanalen gebruikt (via o.a. cookies)
Wanneer je deelneemt aan winacties of enquêtes
Tijdens evenementen, bijvoorbeeld via fotografie of videoregistratie

4. Welke gegevens verzamelen we?
Afhankelijk van je contact met ons, kunnen we de volgende gegevens verzamelen:

Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres
Betaalgegevens en ticketinformatie
IP-adres en apparaatgegevens
Locatiegegevens (via app, indien van toepassing)
Foto's en video-opnamen van het evenement
Gegevens over je voorkeuren en gedrag op onze platforms
Eventuele gezondheidsgegevens indien je aangepaste toegang aanvraagt (bijv. mindervalidevoorzieningen)
Gegevens van minderjarigen (alleen met toestemming van ouder/voogd)

5. Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?
We verwerken je gegevens voor de volgende doeleinden:

Om je deelname aan het evenement te registreren en goed te laten verlopen
Voor ticketverkoop en financiële administratie
Voor klantenservice en communicatie vóór, tijdens en na het evenement
Om je op de hoogte te houden van relevante updates of toekomstige edities
Voor marketing- en promotiedoeleinden, zoals het gebruiken van sfeerbeelden, aftermovies en advertenties
Om gebruikersgedrag op onze website te analyseren en onze diensten te verbeteren
Om fraude te voorkomen en veiligheid te waarborgen

6. Gebruik van beeldmateriaal
Tijdens Protocol worden foto's en video's gemaakt. Door aanwezig te zijn op het evenement, geef je toestemming om herkenbaar in beeld te worden gebracht. Dit materiaal kan worden gebruikt voor:

Social media posts
Websites en nieuwsbrieven
Promotiecampagnes voor toekomstige edities
Content van mediapartners of sponsoren (onder voorwaarden) Wil je niet herkenbaar op beeld? Laat dit dan vooraf of ter plekke weten via klantenservice@protocolseries.nl.

7. Marketing en gepersonaliseerde advertenties
Op onze website maken we gebruik van cookies en pixels (zoals Meta-pixel en Google Tag Manager) om te begrijpen hoe bezoekers onze site gebruiken en om advertenties af te stemmen op jouw interesses. Hiervoor vragen we bij je eerste bezoek expliciet toestemming. Meer hierover lees je in ons cookiebeleid.

8. Delen van gegevens met derden
We delen gegevens alleen met derden als dat nodig is voor onze dienstverlening, zoals:

Ticketing- en betalingsproviders
Hosting- en e-mailpartners
Foto- en videodiensten
Marketing- en analyticsdiensten

Voor bepaalde onderdelen van onze dienstverlening, zoals tijdregistratie en live tracking tijdens het evenement, werken wij samen met gespecialiseerde dienstverleners zoals MYLAPS Event Timing. Met deze partijen is een verwerkersovereenkomst gesloten waarin is vastgelegd hoe zij zorgvuldig en in lijn met de AVG omgaan met persoonsgegevens.

9. Doorgifte buiten de EU
Sommige partners kunnen gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

10. Hoe lang bewaren we je gegevens?
We bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk is:

Gegevens rondom ticketverkoop: 7 jaar (voor fiscale doeleinden)
Gegevens voor marketing: max. 2 jaar na je laatste contact, tenzij je eerder bezwaar maakt
Beeldmateriaal: zolang relevant voor communicatiedoeleinden

11. Jouw rechten
Je hebt het recht om:

Je gegevens in te zien, aan te passen of te verwijderen
Bezwaar te maken tegen gebruik van je gegevens voor marketing
Je toestemming in te trekken
Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Neem hiervoor contact met ons op via klantenservice@protocolseries.nl.

12. Cookies
We gebruiken cookies voor:

Technische werking van de website
Analyseren van bezoekersgedrag (bijv. via Google Analytics)
Gepersonaliseerde advertenties (bijv. Meta/Google)
Social media integraties Via onze cookievoorkeuren kun je zelf aangeven waarvoor je toestemming geeft. Meer info: zie ons cookiebeleid

13. Cookiebeleid Protocol
Op onze websites maken we gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op je computer of mobiele apparaat worden geplaatst wanneer je onze website bezoekt. Hieronder leggen we uit welke cookies we gebruiken en waarom:
‍
a. Functionele cookies
Deze cookies zijn nodig voor de basisfunctionaliteiten van de website, zoals het onthouden van je voorkeuren of of je al toestemming hebt gegeven voor cookies.
‍
b. Analytische cookies
Met deze cookies meten we het gebruik van onze website. Zo verzamelen we anonieme informatie over hoe bezoekers de site gebruiken (zoals via Google Analytics) om de gebruikerservaring te verbeteren.
‍
c. Advertentie- en retargetingcookies
Deze cookies helpen ons om jou relevante advertenties te tonen, zowel op onze website als op andere platforms (zoals Facebook of Google). We gebruiken hiervoor tools als de Meta-pixel en Google Ads. Dit gebeurt alleen met jouw toestemming.
‍
d. Social media cookies
Via plug-ins van bijvoorbeeld Instagram of Facebook kun je content van ons delen. Deze plug-ins plaatsen cookies die jouw surfgedrag kunnen volgen.
‍
Cookievoorkeuren aanpassen?
Bij je eerste bezoek vragen we je welke cookies je wel of niet accepteert. Je kunt je voorkeuren altijd wijzigen via de cookie-instellingen onderaan onze website of via je browserinstellingen.

14. Minderjarigen
Als je jonger bent dan 16 jaar, mogen wij alleen gegevens verwerken met toestemming van je ouders of wettelijke voogd. Wij vragen hier actief naar bij aanmelding.

15. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast. De laatste versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij belangrijke wijzigingen zullen we je hier actief over informeren.